9.3 C
London
HomeLegal InsightOpinion & AnalysisOffboarding – how to ensure a smooth transition to leaving day

Offboarding – how to ensure a smooth transition to leaving day

While employers generally understand the importance of on-boarding, specialist employment lawyers are highlighting the equal importance of off-boarding and ensuing a smooth transition period between the time an employee hands in their resignation notice and the day that they leave the business.
It can be a difficult and sometimes contentious time for employers between managing handovers, potential staff-shortages and fears of the employee disengaging, checking out or perhaps causing a negative impact on the business.
“Off-boarding is a really important piece of work for HR departments and managers of companies”, said Sharon Latham, a partner and employment solicitor at national law firm Clarke Willmott LLP.
“It must be handled correctly but it can also provide useful intel which may benefit the business going forward. If possible, when an employee resigns try and understand the reasons for leaving at this stage. Were there any grievances or contentious issues? If so, the employer should be wary of claims for constructive dismissal and try and resolve the employee’s concerns despite their leaving. If they are leaving for non-contentious reasons, consider whether it’s a unique reason or if other former employees have cited the same reason for leaving.”
The statutory minimum notice to be given by an employee with at least one month’s continuous employment is one week; the contractual notice period may be longer. It is important to check the contract of employment to confirm that the correct notice period has been given. Unless the contract provides otherwise, the notice period will run from the day after that on which the notice was given.
Next, decisions must be made on whether the employer wants the employee to work their notice period, receive payment in lieu of notice (PILON) or go on ‘garden leave’? Check the employment contract, for example, useful restrictions on an employee’s activities may apply during a period of garden leave or the entitlement to benefits may be affected by making a PILON as opposed to placing an employee on garden leave.
Sharon continued: “Having a handover plan is hugely beneficial. Consider having a tailored checklist for your organisation so that you can ensure no part of the process is missed.
“Any outstanding annual leave entitlement should be considered, and it must be agreed how this will be dealt with. Payment in lieu of holiday is not usually permitted under the Working Time Regulations 1998, however there is an exception to this rule on termination of employment. If there’s a significant amount of leave remaining and this is taken prior to the termination date rather than paid in lieu, this could effectively reduce the amount of the notice period that is actually worked.”
Employers must also decide to whom the departing employee’s duties will be handed over, or whether it will be necessary to recruit someone new. If so, this should be done sooner rather than later and ideally with a crossover period for the departing employee to train the recruit/transfer knowledge. If remaining employees are taking on an additional workload to cover the departing employee, consider the impact this will have on them and whether it will constitute a change to the terms of their employment. If the changes are not authorised by the employment contract, ideally the employer should seek the employee’s express agreement to the new terms.
Sharon said: “For most employees, it will first be necessary to communicate their resignation to their team so that they can prepare for the handover and any staffing shortages. It may also be appropriate to communicate with the wider organisation to avoid any miscommunication.
“For resigning or retiring directors, consider the risk of holding out. Consider any statutory or commercial need to communicate the resignation e.g. to customers, suppliers and clients that the director had dealings with during their service and consider whether an internal or external announcement will be required and in what terms.”

 

Then there is the exit interview. This will be the final opportunity to discuss reasons for leaving and it might be the first time that the employee feels comfortable talking candidly about their experience working for the employer. This can therefore be used as a learning tool for improvement and for future recruitment.
It’s important to get as much information as possible during the interview. There are GDPR restrictions against storing former employees’ data indefinitely or without good reason. This means that the employer cannot necessarily contact the former employee at a later date asking for more information. If they are contacted, the employee would not usually be under any obligation to engage once the contractual relationship has ended.
Before leaving the employee should be reminded of any ongoing restrictions upon them in their employment contract (e.g. restrictive covenants, use of intellectual property and confidential information) notwithstanding that their employment is ending. Bear in mind, that restrictive covenants that seek to restrict a former employee’s freedom to work must be reasonable and will be void unless it is designed to protect a legitimate business interest.
Ahead of termination consideration should be given to continued access to work emails and IT systems, staff passes will need to be disabled and secured as well as any keys. All company property must be returned including laptops, phones and uniform. The employer should ensure that appropriate access to the employee’s emails and IT systems is maintained and ensure that emails are redirected to a nominated mailbox.
Sharon said: “An employee departing on bad terms can leave the employer open to potential claims. It’s therefore important to ensure that the process is conducted smoothly and positively. An employee leaving on good terms can benefit the employer in relation to the company’s reputation, future employment and ‘boomerang’ employees who decide to return to the employer further down the line.”
Clarke Willmott is a national law firm with offices in Birmingham, Bristol, Cardiff, London, Manchester, Southampton and Taunton.
For more information visit www.clarkewillmott.com

latest articles

explore more

179 COMMENTS

  1. Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервис центры бытовой техники нижний новгород
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  2. Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервисные центры по ремонту техники в красноярске
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  3. Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервис центры бытовой техники красноярск
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  4. Профессиональный сервисный центр по ремонту компьютеров и ноутбуков в Москве.
    Мы предлагаем: macbook сервис
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  5. Профессиональный сервисный центр по ремонту посудомоечных машин с выездом на дом в Москве.
    Мы предлагаем: ремонт посудомоечных машин цены москва
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  6. Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервис центры бытовой техники волгоград
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

  7. Начните массовую индексацию ссылок в Google прямо cейчас!
    Быстрая индексация ссылок имеет ключевое значение для успеха вашего онлайн-бизнеса. Чем быстрее поисковые системы обнаружат и проиндексируют ваши ссылки, тем быстрее вы сможете привлечь новую аудиторию и повысить позиции вашего сайта в результатах поиска.
    Не теряйте времени! Начните пользоваться нашим сервисом для ускоренной индексации внешних ссылок в Google и Yandex. Зарегистрируйтесь сегодня и получите первые результаты уже завтра. Ваш успех в ваших руках!

  8. Входные металлические двери с завода с установкой за 1 день.
    Любые конфигурации замков на выбор. Более 3500 моделей на складе: здесь

  9. Мой телефон перестал заряжаться, и я не знал, что делать. По совету друга обратился в этот сервисный центр. Мастера быстро нашли проблему и устранили её. Теперь мой телефон снова в строю! Рекомендую всем: срочный ремонт электроники.

  10. Informate sobre la trayectoria de Ramos en sus equipos iconicos | Explora los equipos donde Sergio Ramos ha brillado | Conoce los datos mas recientes de Ramos en el mundo del futbol | Conoce los aspectos personales de Ramos que pocos saben | Explora los detalles de los contratos y fichajes de Ramos | Conoce las estadisticas de Ramos en EA Sports y FIFA | Conoce los titulos de Ramos y sus momentos iconicos | Descubre como Ramos se ha mantenido relevante en el futbol | Conoce como Sergio Ramos ha dejado su marca en el futbol, historia de Sergio Ramos [url=https://sergio-ramos-es.org]Historia de Sergio Ramos[/url].

  11. Explora los logros y premios de Sergio Ramos en su carrera | Lee sobre el impacto de Ramos en el PSG y Sevilla | Descubre como Ramos ha inspirado a las futuras generaciones | Informate sobre los momentos mas destacados de Ramos en la seleccion | Conoce los equipos donde Ramos hizo historia | Descubre el legado que Ramos deja en el futbol internacional | Informate sobre los aspectos mas personales de Ramos | Conoce los logros y premios de Ramos en PSG y Real Madrid | Informate sobre la vida y familia de Sergio Ramos, Sergio Ramos Sevilla [url=https://sergio-ramos-es.org]https://sergio-ramos-es.org[/url].

  12. Играйте в лучшем онлайн казино Казахстана – Мостбет | Ваши выигрыши всегда под контролем с Мостбет | Ставьте на спорт и выигрывайте вместе с Мостбет | Получите шанс на выигрыш с бонусами от Мостбет | Большой выбор игр для каждого игрока на Мостбет | Ставки и игры с надёжным сервисом – только на Мостбет | Всё для ставок и азартных игр – это Мостбет | Играйте в слоты и выигрывайте реальные деньги на Мостбет | Выбирайте Мостбет и выигрывайте с комфортом, ставки на спорт и казино Мостбет ставки.

  13. Присоединяйтесь к Мостбет и выигрывайте реальные деньги | Проверенное казино для безопасной игры – это Мостбет | Мостбет: высокие стандарты качества для азартных игр | Простая регистрация на Мостбет с бонусом за первое пополнение | Зарегистрируйтесь на Мостбет и получите бонус на ставки | Откройте для себя лучшие игровые автоматы на Мостбет | Популярное казино для игроков Казахстана – Мостбет | Ставки на спорт с лучшими коэффициентами в Казахстане | Выбирайте Мостбет и выигрывайте с комфортом, ставки на спорт Мостбет Mostbet ставки.

  14. Lee sobre el impacto de Pogba en el Juventus | Descubre mas sobre el salario de Pogba y sus contratos | Descubre los datos mas recientes sobre Pogba en Transfermarkt | Conoce los desafios superados por Pogba en su vida | Descubre el impacto de Pogba en la liga francesa y europea | Explora la carrera deportiva de Pogba y sus retos | Descubre el lado humano de la vida de Paul Pogba | Conoce los datos mas destacados de Pogba en Transfermarkt | Lee sobre el talento futbolistico de Paul Pogba, Paul Pogba en Juventus [url=http://pogba-es.org]Juventus Pogba[/url].

  15. Descubre la influencia de Pogba en el mundo del deporte | Descubre como ha evolucionado la carrera de Pogba | Conoce el perfil completo de Pogba en Transfermarkt | Descubre la influencia de Pogba en sus equipos | Descubre mas sobre la infancia y familia de Pogba | Explora la carrera deportiva de Pogba y sus retos | Conoce los logros de Pogba en clubes como Juventus | Conoce los datos mas destacados de Pogba en Transfermarkt | Descubre como Pogba ha llegado al estrellato, logros deportivos de Pogba [url=http://pogba-es.org]logros de Pogba[/url].

  16. Надёжный букмекер для азартных игроков – это Мостбет | Ваши выигрыши всегда под контролем с Мостбет | Получите лучшие шансы и высокие коэффициенты на Мостбет | Найдите самые актуальные бонусы и акции на Мостбет | Используйте актуальные промокоды на Мостбет | Играйте в любые азартные игры на Мостбет с бонусами | Играйте в казино и выигрывайте на Мостбет | Выберите Мостбет для гарантированного качества и удобства | Получите доступ к лучшим играм на Мостбет, официальный сайт Мостбет официальный сайт Мостбет.

  17. Присоединяйтесь к Мостбет и выигрывайте реальные деньги | Все лучшие ставки и игры только на Мостбет | Ставьте на спорт и выигрывайте вместе с Мостбет | Регистрация на Мостбет занимает всего пару минут | Играйте в Мостбет с комфортом и надёжностью | Проверьте свои шансы в слотах Мостбет | Регистрируйтесь и забирайте свой бонус на Мостбет | Официальный сайт Мостбет – ваш надёжный букмекер | Попробуйте рабочее зеркало Мостбет прямо сейчас, Mostbet сайт Mostbet.com.

  18. Conoce mas sobre la vida y familia de Ronaldinho | Lee sobre la influencia de Ronaldinho en el futbol moderno | Explora los aspectos personales y familiares de Ronaldinho | Informate sobre la vida de Ronaldinho mas alla del futbol | Informate sobre el perfil de Ronaldinho en Transfermarkt | Explora la biografia completa de Ronaldinho y su legado | Descubre el impacto de Ronaldinho en el equipo brasileno | Conoce como Ronaldinho inspiro a millones con su juego | Conoce la historia de Ronaldinho, el mago del balon, Ronaldinho Milan [url=https://ronaldinho-es.org]https://ronaldinho-es.org[/url].

  19. Descubre como Vini Jr. se ha convertido en una estrella global | Explora el impacto de Vini Jr. en el equipo de Brasil | Descubre el compromiso de Vinicius con su equipo y fans | Conoce el perfil completo de Vini Jr. en Transfermarkt | Descubre los exitos y desafios de Vini Jr. | Descubre como Vinicius inspira con su juego y habilidad | Conoce los detalles de la carrera de Vinicius Junior | Explora los datos mas recientes de Vini en el futbol | Informate sobre los datos y estadisticas de Vinicius en FIFA, historia de Vinicius [url=http://vinicius-junior-es.org]Historia de Vinicius Junior[/url].

  20. Conoce el camino de Vinicius desde Flamengo hasta el Real Madrid | Informate sobre la vida personal de Vini Jr. | Conoce los entrenamientos y esfuerzo de Vini Jr. | Conoce la historia de exito de Vinicius Junior en el futbol | Explora el camino de Vinicius desde su infancia hasta el estrellato | Descubre como Vini Jr. se ha adaptado al futbol europeo | Descubre como la familia de Vinicius influyo en su exito | Conoce el perfil de Vini Jr. en el equipo brasileno | Explora la vida y carrera de Vini Jr. en detalle, perfil de Vinicius en Brasil [url=http://vinicius-junior-es.org]Vinicius Brasil[/url].

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here